Ruang lingkup kearsipan

Neni Saputri Hawari

C1D1 14 143

Jurusan ilmu komunikasi perpustakaan

Fakultas ilmu sosial dan ilmu politik

Universitas Halu Oleo, Kendari

1.      Ruang Lingkup Kearsipan

A.    Pengertian arsip

Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip adalah:

a.       Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam bentuk pelaksanaan kegiatan pemerintah;

b.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atu perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggalk maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pada undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi du golongan yaitu:

·         Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan,peneyelengaraan kehidupan kebangsaan dan umumnya dan atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara

·         Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,penyelengaraan,kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.

Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berda di berbagai kantor baik  kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyrakatan, karena  masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya.

Sedangkan statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional(ARNAS) yang berasal dari arsipdinamisdari berbagai kantor. Arsip  statis ini adalah bahasa daalam bahasa inggris  disebut archieve.

Dua istilahrecord dan achive diatas sering disebut dengan istilah arsip (bahasa Belanda Archihief) sehingga record Managemen diterjemahkan dengan tata kearsipan atau manajemen kearsipan.

ARSIP                  Arsip Dinamis (RECORD DOCUMEN)                   AKTIF

                                         ARSIP STATIS (ARCHIEVE)                              INAKTIF

Apapun sebutan sebutan dan istilahnya yang dimaksud dengan arsip disini adalah setiap catatan(record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentu huruf, angka , atau gambar yang mempnyai arti dan tujuan tertentu sebagaibahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slip/film-strip,mikro-film), media komputer (pitatape, piringan, rekaman,) disket, kertas fotocopy dan lain-lain.

Karena itu sekarang terdapat dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan yaitu:

a.      Arsip otetenik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotocopy  atau film)sebagai tanda kebebsahan dari arsip bersangkutan.

b.      Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak  terdapat tanda tangan asli dengan tinta.  Arsip ini dapat berupa fotocopy,film,mikrofilm, keluaran (outpu/print-out) komputer dan media komputer seperti disket dan sebagainya.

B.     Pengorganisasian Arsip

Dalam pengorganisasian arsip sering disebut-sebut istilah file aktif daan file inaktif. File inaktif adalah file yang dibersikan arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan didalam pekerjaan. Sedangkan file inaktif adalah file yang sudah jarang dipergunakan.

Disamping itu masih terdapat jenis warkat yang disebut arsip permnen, yaitu warkat yang disimpan selama-lamanya diperkantoran. Contoh dari warkat ini adalah Akte Pendirian Perusahaan dan surat-surat penting lain.

a.      Sentralisasi

Dikantor pemerintahan, swastaatau lain-lain jenis kantor mempunyai satu unit kerja yang khusus menegenai surat masuk dan surat pengiriman surat keluar. Bermacam-macam nama unit kerja tersebut dan biasanya disebut tata usaha.

Sehubungan dengan kerasipan maka sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipustkan disatu unit kerja yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah diproses akan disimpan disental arsip.

Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah:

1.      Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

2.      Petugas dapat mengkonsentrasikan diri pada pekerjaan kearsipan

3.      Kantor hanya menyimpan satu arsip duplikasinya dapat dimusnahkan

4.      Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:

1.      Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil

2.      Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam

3.      Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b.      Desentralisasi

Bilamana satu kantor atau organisai menganut sistem pengelolaan arsip secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit kerja mengelolah arsipnya masing-masing.

Keuntungan desentralisasi arsip adalah:

1.      Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing

2.      Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri

3.      Penanganan arsiplebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kerugian desentralisaiarsip adalah:

1.      Penyimpanan arsip terbesar diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan dublikasi arsip yang disimpan

2.      Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja sehingga pengamatan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan

3.      Penetaran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan

4.      Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiapunit kerja,dan ini

merupkan peborosan.

1.      Peralatan dan perlengkapan Arsip

A.    Kriteria pemilihan peralatan

Sebelum memutuskan pemilihan terhadap  suatu peralatan yang akan dibeli beberapa kriteria perlu dipertimbangakan yaitu:

1.      Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan termaksud ukuran, jumlah,berat, komposisi, fisik dan nilainya

2.      Frekuensi penggunaan arsip

3.      Lamaarsip disimpan di file aktif dan file inaktif

4.      Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan disentralisasi)

5.      Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya

6.      Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk srsip inaktif

7.      Bentuk organisasi

8.      Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan

B.     Tipe peralatan penyimpanan

Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokan dalam tiga jenis alat penyimpanan yaitu,

1.      Alat penyimpanan tegak(verical file)

Perelatan tegak adalah jenis peralatan yang umum digunakan dalam kegiatan  pengurusan  arsip.jenis ini sering disebut dengan almari arsip (filing cabinet) almari arsip yang standar dapat terdiri yang 2 laci, 4 laci, 5 laci, atau 6 laci.

Laci-laci hendaknya mempunyai penahan yang dapat membantu menahan laci bila mana ditarik penuh diluar. sebagai tambahan, hendaknya dapat didorong tarik keluar seolaholah diberi roda sehingga dapat dibuka dan ditutup dengan tenaga yang kecil. Kerangka dari alamari arsip hendaknya dibuat kuat untuk menahan tarikan dan dorongan.

Ada dua macam almari arsip:

·         Almari arsip untuk diisi dengan folder biasa

·         Almari arsip untuk folder gantung

2.      Alat penyimpanan menyamping(lateral file)

Walaupun sebenarnya arsip diletakan juga secara vertiakal tetapi peralatan ini tetap disubut file lateral, karena letak map-mapnya menyamping laci. Dengan demikian file ini dapat lebih menghemat tempat dibanding dengan file kabinet. Penyimpanan arsip dalam laci akan lebih mempercepat penemuan dari pada penyimpanan dalam kertas karton di rak terbuka. Disamping itu filelateral tertutup dapat dikunci dan lagipula bentuknya lebih bervariasi dibanding dengan rak terbuaka.

3.      Alat penyimpanan elektrik(power file)

Dengan mempergunakan file ini pengguna tenaga manusia dalam pengurusan arsip atau manajemenkearsipan dapat dikurangi. Dan hal itu dapat menutupi besarnya biaya yang dikeluarkan dalam membeli peralatan.

File kartu banyak dipergunakan menyimpan informasi mengenai langganan misaknya kartu pasien, di rumah sakit atau dokter praktek. Tenaga listrik dipergunakan untuk memutar file tempat file hingga tempat bagian file yang diinginkan dekat pada petugas sehingga mudah mencari arsip yang diperlukan.

File struktural khususdipergunakan untuk menyimpan semua jenis arsip tidak hanya satu jenis arsip seperti pada file kartu. Model baru dari file ini di lengkapi semacam mata listrik dan dengan menekan sebuah tombol lokasi kotak yang diinginkan dapat diketahui. Suatu alat penemuan kembali kemudian bekerja menghubungi kotak penyimpnan dan mengirimkannya kepada petugas. File struktual dibuat untuk mempergunkan bagi keperluan-keperluan tertentu dari kegiatan manajemen kearsipan.

Untuk kelompok arsip yang sering diperlukan, dapat menggunakan file-mobil yang elektrik, sedangkan kelompok-kelompok arsip lainnya cukup menggunakan file yang digerakan dengan tangan. File-mobil dapat menghemat pemakaian ruangan.

Sumber :

Judul: Manajemen Kearsipan

Penerbit: PT Gramedia Pustaka Utama 2005

Oleh: Zulkifli Amsyah