Asis
C1D1 14 122
Jurusan ilmu komunikasi perpustakaan
Fakultas ilmu sosial dan ilmu politik
Universitas Halu Oleo, Kendari
BUKU :
PENGANTAR ILMU KEARSIPAN
MODUL :
Dr. Muh. Najib Husein, S.Sos, M.Si
A.
Gambaran
umum
Dalam
menghadapi tantangan globalisasi sekligus mendukung terwujudnya penyelenggara
pemerintah yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan public,
pelenggaraan kearsipan lembaga pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu
system penyelenggaraan kearsipan yang kompeherensif dan terpadu.
Penyelenggaraan kearsipan dari tingkat pusat dan daerah, lebih-lebih di tingkat
desa atau kelurahan saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistematik,
dan komperhensif yang semuanyatidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum
terhadap arsip yang masi terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan sehingga
peran kantor perpustakaan, arsip dan dokumentasi sementara masih belum begitu
dianggap penting disemua kalangan, termaksut dikalangan penyelenggaraan Negara.
B.
Pengertian
arsip dari segi bahasa
Dalam
kamus bahasa Indonesia, arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan
(pidato, cerama, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau,
disimpan dalam media tuis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket
computer, dsb), biasanya dikeluarkn oleh instansi resmi, disimpan dan
dipelihara ditempat khusus untuk referensi.
Dalam
Oxford Dictionary, kata Archive
berarti public record; place in which these are kept. (dokumen
umum; dokumen yang dijaga). Bahasa inggris, yaitu berupa wadah, tempat map,
ordner, kontak, almari kabinet dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan
bahan-bahan aktif yang sering disebut sebagai berkas.
C.
Pengertian
arsip menurut para ahli
Tiga
arsiparis (ahli arsip) belanda, S.muller (1848-1922), J.A. faith (1858-1913)
dan R. Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul handleiding voor het
ordenen en beschrijven van archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian
diterjemahkan dalam bahasa inggris oleh arsiparis amerika (Arthur H. Leavitt).
Diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan badan cetakan yang secara resmi
diterima atau dihsilkan oleh suatu badan administrative atau oleh salah seorang
pejabat dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksutkan untuk teta berada
dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.
Arsiparis
italia, eugenio ca savona (1867-1951) dalam bukunya Archivistica (seina 1928)
arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakan selama
kegiatanya oleh suatu lembaga atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan
tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga perseorangan tersebut.
Dalam
undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan ada beberapa pengertian
yang pada dasarnya wajib diketahui dalam kaitanya dengan kearsipan :
a. Kearsipan
adalah hal-hal yang berkenaan dngan arsip
b. Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
c. Arsip
aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaanya tinggi dan terus menerus
d. Arsip
inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun
e. Arsip
umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga
f. Arsip
tejaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan
hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhanya, keamanan dan
keselamatanya.
g. Arsip
daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk suatu kerja perangkat
daerah yang melaksanakan tgas pemerintahan dibidang kearsipan pemerintahan
daerah kabupaten/kota yang berkedudukan diibukota kabupaten/kota.
D.
Karakter
arsip
Karakter arsip yaitu :
1. Otentik,
arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip
elektronik), meliputi isi, struktur dan konteks. Yaitu memiliki informasi
mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan atau diterima, memiliki arti atau
makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, membelikan
laynan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi
penciptanya.
2. Legal,
arsip diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan,
memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan
kegiatan
3. Unik,
idak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku jurnal dan bahan
publikasi lainya.
4. Reliable,
keberadaan arsip dapat dipercaya sebagai bahan pendukung dan pelaksanaan
kegiatan
E.
Nilai
guna dan fungsi
1. Nilai
guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan penciptanya baik lembaga atau instansi pemerintah suasta maupun
perorangan.
2. Nilai
guna sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada keuangan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan
pencipta) dan juga kepentingan umum bagi bahan bukti dan bahan
pertanggungjawaban.
F.
Jenis-Jenis
Arsip
Arsip dapat digolongkan
atas berbagai jenis atau macam tergantung dari sisi peninjauanya, antara lain :
1. Berdasarkan
fungsi
a. Arsip
dinamis yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan
atau penyelenggaraan administrasi perkantoran
b. Arsip
statis, yaitu yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak
dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari
2. Berdasarkan
nilai guna
a. Nilai
guna primer yaitu nilai arsip yang didasarka pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga atau instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer
meliputi :
Ø Nilai
guna administrasi
Ø Nilai
guna hukum
Ø Nilai
guna keuangan
Ø Nilai
guna ilmia atau teknologi
b. Nilai
guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga atau instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar
istansi pencipta arsip, serat kegunaanya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban
masyarakat atau nasional. Nilai guna sekunder juga meliputi :
Ø Nilai
guna pembuktian
Ø Nilai
guna informasi
3. Berdasarkan
sifat
Ø Arsip
tertutup yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan dalam perlakuanya berlaku
ketentuan tantang kerahasiaan surat-surat
Ø Arsip
terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak atau umum
G.
Pengelolaan
arsip
1. Penyimpanan
arsip
Dalam kearsipan
terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temubalik, dan
penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai atau kegunaan tertentu. Oleh
karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara menyimpan
yang baik, cepat, dan tepat.
2. Peralatan
kearsipan, minimal terdiri dari :
a. Map
b. Folder
c. Guide
d. Filing
cabinet
e. Almari
arsip
f. Berkas
kotak (box file)
g. Rak
arsip
h. Rotary
filling
i.
Cardex (card index)
j.
File
Tidak ada komentar:
Posting Komentar